Auditoria de Software: 6 dicas para preparar a sua empresa

Você tem conhecimento de todos os softwares que utilizam licenças pagas dentro da sua empresa? Muitas vezes, por descuido ou desatenção na hora de comprar computadores para o negócio, alguns softwares já vêm instalados sem uma licença regular para uso no longo prazo.

Esse é um perigo que muitos profissionais de TI enfrentam: a sensação de que não há problema usar programas expirados ou que não é preciso renovar suas licenças. A auditoria de software é cada vez mais frequente dentro das empresas, e elaboramos este artigo justamente para que você possa se preparar. Vamos lá?

Como funciona uma auditoria de software

Um grande problema que fornecedores de software enfrentam no mundo corporativo é o uso ilegal dos seus programas para sustentar sistemas que estão se aproveitando de ganhos em produtividade e eficiência sem pagar a compensação adequada.

A verdade é que, na maioria das vezes, isso não é feito de má fé. Vários softwares irregulares podem estar rodando na sua empresa sem que você tenha conhecimento, por simples descuido ou por uma falta de gerenciamento adequado dessas licenças.

É para amenizar essas perdas que muitos fornecedores fazem auditorias frequentes em negócios que são suportados por sua tecnologia. O que antigamente só acontecia por denúncias anônimas, agora é uma praxe com a facilidade maior de averiguar esse uso indevido.

A auditoria de software funciona em 4 etapas: primeiramente o fornecedor se planeja e faz uma solicitação à empresa-alvo. Quando a solicitação é aceita, ele parte para a preparação — conhece um pouco mais sobre o sistema, analisa a documentação e faz uma checklist de pontos a serem verificados.

Em seguida é feita a auditoria em si, quando o fornecedor do software roda um programa auditor dentro do sistema, que varre as ferramentas proprietárias utilizadas e checa a licença de cada uma. Por último, é gerado um relatório com todos os conflitos identificados e é determinado um prazo específico para a adequação aos padrões legais daqueles softwares irregulares.

As 6 dicas para se preparar para uma auditoria

A auditoria não é uma caça às bruxas, e quem não age por má fé não tem muito do que temer, mas como dissemos, é muito difícil gerenciar todas as licenças utilizadas em uma operação empresarial sem a devida organização. Dessa forma, é importante seguir estes 6 passos:

1. Faça um levantamento do estado das licenças no seu sistema

A primeira etapa é óbvia: é hora de sair do escuro e varrer o seu sistema em busca de problemas com o licenciamento. Existem vários métodos e ferramentas para esse passo, mas o importante é o seu olhar aguçado para ir atrás até do mais específico dos programas — aquele que só é utilizado por um profissional, mas que pode ser o suficiente para causar problemas legais.

Além de se antecipar aos auditores, esse levantamento também será o início de uma gestão de licenças mais eficiente, para que o erro nunca mais se repita.

2. Busque alternativas grátis ou mais baratas

Existem alguns softwares proprietários que são essenciais em um negócio — principalmente aqueles ligados a desenvolvimento, banco de dados e estrutura de nuvem. Para esses, é possível encontrar alternativas mais baratas ou flexíveis em custos, como trocar a aquisição por contratos de serviço baseados em assinatura (o Azure e o Office 365 são exemplos desse modelo).

Já em licenças menos importantes ou secundárias ao negócio, vale a pena buscar substitutos freeware ou software livre, cujas licenças não são cobradas e você não precisa se preocupar com uma possível irregularidade.

3. Crie um gerenciamento específico para licenças

Agora que as licenças estão regularizadas, é hora de se preparar para que isso não ocorra novamente. Crie um sistema de gestão exclusivo para lidar com esses documentos. Faça um acompanhamento de perto dos prazos de renovação e elabore mecanismos que avisem quando for a hora de renegociar, readquirir ou cancelar uma licença.

4. Nunca descarte documentos fiscais

Um passo que parece óbvio, mas que é fácil de ser ignorado na gestão de TI em empresas: guarde todos os documentos fiscais referentes às licenças, tanto em versão física quanto digital.

Além de você precisar apresentá-los ao fornecedor em caso de uma auditoria, eles contêm todas as informações que você precisa para gerenciar prazos, condições, direitos e deveres atrelados àquele contrato.

Se possível, guarde embalagens também — pelo menos uma unidade por hardware adquirido. Elas podem ser importantes para extrair mais informações de um computador, por exemplo, que tenha sido comprado com o software pré-instalado.

5. Confirme a solicitação de auditoria o mais rápido possível

Agora que você já está preparado para lidar com uma auditoria de software, é hora de receber os auditores da melhor forma possível. Quando sua empresa receber a notificação, responda prontamente e agende um dia próximo para o processo.

Enrolar ou não responder a solicitação não vai fazer com que o fornecedor desista, apenas colocará mais suspeitas sobre o seu sistema.

6. Conheça o fornecedor responsável

Assim que você confirmar a auditoria, é hora de conhecer o fornecedor que vai realizá-la. Saiba qual é o seu produto, como você o utiliza na empresa e estude a documentação necessária. Assim você já chega pronto para mostrar o que ele quer ver e apresentar todas as informações possíveis.

Além de não ter problemas legais, ter uma auditoria rápida e sem sustos ajuda a manter um relacionamento mais próximo com seu parceiro tecnológico — uma arma de negociação para o futuro.

A importância de trabalhar com licenças regularizadas

Se você estivesse trabalhando com licenças piratas e não quisesse se regularizar, dificilmente teria lido este texto até aqui. Nós sabemos que muitos problemas legais envolvendo licenças de softwares, capazes até de tirar uma empresa do mercado, são fruto apenas de desorganização, desatenção ou falta de um gerenciamento específico.

Portanto, agora é hora de se organizar e se preparar para não fazer feio em qualquer auditoria de software. Faça o levantamento da sua situação atual, regularize todas as licenças (com parceiros tecnológicos, se necessário), corrija as questões que surgirem e fique tranquilo com o sistema da sua empresa.

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